本章将为您提供使用GnuCash管理支票簿所需的所有具体信息。管理支票簿是跟踪您财务状况的第一步,利用GnuCash管理将更优于使用传统的纸质登记簿。

首先,正如在“2.9 交易”一节中所讨论的,由于GnuCash的自动完成特性,一般交易记录的输入实际上有一部分是GnuCash自动为您完成的。GnuCash监控每个账户的动态余额,而这使得对账变得更加容易。而复式记账法通过要求提供转出账户从而帮助您核算支出,这样您就可以很容易地了解您在不同领域的支出情况。

一旦您对使用GnuCash处理支票和其他银行账户感到满意,您可能希望继续跟踪其他金融账户。第6章到第9章对管理其他帐户的方法做了说明。

5.1 设定科目

管理支票簿的第一步是建立必要账户的科目。您可以使用GnuCash默认的科目,也可以设置自己的科目。有关如何设置新科目的详细信息,请参阅“2.8.3 综合起来!”一节中的“基本顶级科目”。如何从其他有关程序导入科目,请参阅GnuCash手册。

让我们从你需要的银行账户开始。您需要为您的每一个事实上存在、且需要记录的银行账户设立一个科目。如果您正在设置自己的科目或使用GnuCash默认的科目,请确保您拥有的每个银行帐户科目都已经设置好了期初余额。获得这个数字最简单的方法是用你上一次银行对账单的余额作为你的期初余额。您可以在“科目信息”窗口中自动输入,作为“新科目层次设置”助手的一部分,也可以直接在科目登记页面中手动输入余额交易。要手动输入余额记录,请输入从“所有者权益:期初余额”科目转账到银行账户科目。

您可能需要记录的银行账户包括:

支票账户——任何提供支票书写特权的机构账户。

储蓄账户——一种有息的机构账户,通常用于持有比支票账户更长期限的资金。

影响这些银行账户科目的常见交易是付款和存款。付款是把钱从“银行”科目转出,通常转到“支出”科目。存款是把钱转入银行科目,通常是从“收入”科目转入。你将需要建立“收入”和“支出”科目来跟踪这些钱从哪里来,到哪里去。记住,平衡的交易需要从至少一个科目向至少一个其他科目转移等量的资金。因此,如果你把钱存入你的支票科目,你还必须输入钱的来源科目。如果你用支票科目付账,你还必须输入这笔钱流向了哪个科目。

5.2 输入存款

大多数存款交易都是从“收入”科目转账到“银行”科目的方式进行的。收入可能有自许多来源,为每个不同的来源建立一个单独的收入类型科目是个好主意。例如,你的收入可能主要来自你的薪水,但你也可能从你的储蓄中得到利息。在这种情况下,你应该有一个工资收入的科目和另一个利息收入的科目。

提示:设置应纳税收入科目时,请确保选中“税务相关”框,并在“所得税信息”对话框(“编辑(E)→税务报表选项”)中指定适当的税务信息。某些类型的收入,如礼品收入,可能不被视为应纳税,因此检查适当的税收规则,以确定什么是应纳税的。有关跟踪资本收益的方法,请参阅“第11章,资本收益”。

在你开始输入薪水存款之前,首先决定你想要记录多少细节。最基本的细节是输入你的净工资,就像你在纸上记录的一样。这是最简单的,但是如果您可以从GnuCash之外获得更多信息,您可以输入扣除其他之后的总工资。输入扣除其他之后的总工资需要花费稍微多点的努力,但是输入全年的预扣税信息可以让您随时在GnuCash中获得有用的税务状态报表。这些报表可以帮助您确定您是否预扣了足够的税款,并可以帮助您预估您的税单。如果您不确定需要记录的详细程度,请从输入净薪酬开始。如果您决定需要更详细的记录信息,您可以随时返回编辑您之前的交易记录。

5.3 输入取款

当你从银行账户取钱时,不管出于什么原因,你都是在把钱从银行账户转到“其他地方”。在GnuCash中,这里转到的“其他地方”需要作为一个科目进行记录。你为你的消费创建和使用的科目越详细,你将得到更多关于你的钱用到哪里的信息。

取款有多种形式。ATM取款是最常见的交易之一。开支票是付账单、购买物品或捐给慈善机构的一种取款方式。根据你使用的银行,你可能也需要付服务费,银行从你的帐户“取款”。把钱转到另一个账户也是取款。我们将研究每种类型的取款以及如何在GnuCash中记录它们。

5.3.1 ATM和现金取款

取款是从银行账户转到现金账户的一种转账方式。GnuCash提供了专门的现金类型账户来跟踪您的现金取款,因此您应该建立一个“现金”科目来记录您的ATM和其他现金取款。

“现金”科目可以用于不同详细程度的记录。在一个基本的记录程度上,你只需把钱从你的“支票”科目转到“现金”科目。它告诉您在某一天从支票中取出了多少钱,但却不能告诉你这些钱花在了哪里。再努力一点,你也可以用“现金”科目来记录您使用现金进行的购买,这样你就可以看到现金去了哪里。您将这些购买记录为从“现金”科目到“支出”科目的的转账记录。

有些人记录每一笔用现金进行的购买,但这需要花费很多工作。一个更简单的方法是记录你有收据的购物,然后调整账户余额以匹配你钱包里的东西。

至少为您的取款建立一个“现金”科目是个好主意。然后,如果您决定跟踪您的现金去向,您需要为花了现金的交易做记录。您可以确定您所需要的记录的详细程度。

5.4 账户对账

GnuCash使您将银行科目与您的每月银行账单间对账更加容易。“2.9.4 对账”部分给出了如何将您的交易与每月银行对账单进行对账的说明。这是您应当每月完成的主要对账工作。

但是你创建的其他科目呢?这些也应该对账吗?如果您收到该这些科目的对账单,则应考虑对该账户进行对账。例如支票账户对账单、储蓄账户对账单和信用卡对账单等。信用卡对账单和信用卡交易在“第7章 信用卡”中有介绍,因此如果您有兴趣在GnuCash中记录您的信用卡,请查看这里提供的说明。

“收入”和“支出”科目通常不对帐,因为没有对账单可以核对。出于同样的原因,你也不需要核对“现金”科目。不过,对于“现金”科目,您可能需要每隔一段时间调整一次余额,以便您手头的实际现金与“现金”科目中的余额相匹配。下一节将介绍调整余额。

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